ORGANİZASYON PLANLAMA
İlk kural hizmet kalitesinin yüksek olması. En güzel dekora sahip düğün olsun, hizmet kötüyse, yemek soğuksa, garsonların tavırları kabaysa, hiçbir anlamı yok o organizasyonun. İkincisi çalışan ekibin uyumu, az önce bahsettiğim 5 aşamayı kastediyorum. Ve tabii ki gelin ve damadın pozitif olması son derece önemli onların heyecanı bana, ekibime ve tüm davetlilere yansıyor, düğün de o kadar güzel geçiyor. Çiftin heyecanı bana yansıdığında ben çoğu zaman kontratta olmayan çok fazla şey ekleyebiliyorum. Çünkü o andan sonra benim imzam olacağı için her şey kusursuz olmalı.
Etkileyici ve unutulmaz bir organizasyon planlamak, titiz bir planlama ve detaylı bir organizasyon süreci gerektirir. Başarılı bir organizasyon planı oluşturmak için aşağıdaki adımları uyguluyoruz.
1. Hedefleri Belirliyoruz:
- Etkinliğinizin amacı nedir?
- Hedef kitleniz kim?
- Etkinlikten neyi başarmak istiyorsunuz?
Hedeflerinizi net bir şekilde belirlemek, planlama sürecini yönlendirmenize ve doğru adımları atmanıza yardımcı olacaktır.
2. Bütçeyi Oluşturuyoruz:
- Etkinlik için ne kadar para harcayabilirsiniz?
- Gelir ve gider kalemlerini detaylı bir şekilde belirliyoruz.
- Beklenmedik masraflar için bütçede bir miktar ayırırıyoruz.
Gerçekçi bir bütçe oluşturmak, finansal açıdan sıkıntı yaşamamanızı ve kaynaklarınızı etkin bir şekilde kullanmanızı sağlar.
3. Tarih ve Yer Seçimi:
- Etkinliğiniz için uygun bir tarih ve yer seçiyoruz.
- Hedef kitlenizin müsaitliği ve etkinliğin temasına uygunluk gibi faktörleri göz önünde bulunduruyoruz.
- Mekanın kapasitesinin katılımcı sayısına uygun olduğundan emin oluyoruz.
Doğru tarih ve yer seçimi, etkinliğin başarısında önemli rol oynar.
4. Program ve Aktiviteler:
- Etkinlik programını detaylı bir şekilde planlalıyoruz.
- Hedef kitlenizin ilgisini çekecek ve onları motive edecek aktiviteler seçiyoruz.
- Zaman yönetimini göz önünde bulundurarak programda esneklik payı bırakıyoruz.
Çekici bir program ve çeşitli aktiviteler, katılımcıların ilgisini canlı tutar ve etkinliği daha keyifli hale getirir.
5. Tanıtım ve Pazarlama:
- Etkinliği farklı kanallardan tanıtıyoruz.
- Sosyal medya, e-posta, basın bültenleri ve afişler gibi araçları kullanıyoruz.
- Hedef kitlenize en uygun tanıtım stratejisini belirliyoruz.
Etkinliği geniş kitlelere duyurmak, katılımcı sayısını artırır ve etkinliğin etkisini genişletir.
6. Kayıt ve Katılım:
- Katılımcıların kayıt işlemini kolaylaştırıyoruz.
- Online kayıt platformları veya manuel kayıt yöntemleri gibi seçenekler sunuyoruz.
- Katılımcı listesini ve iletişim bilgilerini düzenli bir şekilde takip ediyoruz.
Kolay ve sorunsuz bir kayıt süreci, katılımcıların memnuniyetini artırır.
7. Lojistik ve Detaylar:
- Ses ve görüntü sistemleri, ikram, ulaşım gibi lojistik detayları planlıyoruz.
- Herhangi bir aksaklık yaşanmaması için gerekli önlemleri alıyoruz.
- Görevli personelin koordinasyonunu ve iletişimini sağlayıyoruz..
Detaylara dikkat etmek ve olası aksaklıkları önceden planlamak, etkinliğin sorunsuz bir şekilde ilerlemesini sağlar.
8. Değerlendirme ve Geri Bildirim:
- Etkinlik sonrası katılımcılardan geri bildirim alıyoruz.
- Etkinliğin olumlu ve olumsuz yönlerini değerlendiriyoruz.
- Gelecekteki organizasyonlar için planlarınızı ve stratejinizi geliştiriyoruz.
Geri bildirim almak ve etkinliği değerlendirmek, sürekli iyileştirme ve gelişme için önemlidir.
